Διοίκηση Ελέγχου (Control Management)

Ο έλεγχος είναι η «τελική» λειτουργία του μάνατζμεντ υπό την έννοια ότι σκοπός της είναι να «επικυρώσει» τις προηγηθείσες λειτουργίες του σχεδιασμού, της οργάνωσης και της διεύθυνσης. Ο Έλεγχος λοιπόν είναι η διαδικασία διαπίστωσης και διασφάλισης ότι οι πραγματικές δραστηριότητες της επιχείρησης ανταποκρίνονται στις σχεδιασθείσες. Ζωτικό στοιχείο της λειτουργίας του ελέγχου είναι η διαδικασία της

«αναπληροφόρησης» (feedback). Τα περισσότερα επιτυχημένα συστήματα ελέγχου χρησιμοποιούν μεθόδους συνεχούς αναπληροφόρησης για τα αποτελέσματα. Η ανάπτυξη της πληροφορικής και των ηλεκτρονικών υπολογιστών κάνουν το παραπάνω εφικτό σε έναν αυξανόμενο αριθμό εφαρμογών. Το βασικό μέσο για αναπληροφόρηση είναι η γραπτή αναφορά με τις διάφορες μορφές της. Άλλα συνηθισμένα μέσα και τρόποι αναπληροφόρησης είναι προσωπική παρατήρηση, η προφορική συζήτηση και ανακεφαλαίωση κ.ά.

Ο έλεγχος μπορεί να περιγραφεί ως μια διαδικασία, η οποία περιλαμβάνει τέσσερα στάδια:

1. Καθορισμός των στόχων και προτύπων π.χ μερίδιο αγοράς, αποδοτικότητα, απόδοση και ανάπτυξη διοικητικού στελέχους κ.λ.π.
2. Μέτρηση της πραγματικής απόδοσης
3. Σύγκριση των πραγματικών αποτελεσμάτων με τα πρότυπα
4. Ανάληψη διορθωτικής δράσης

Το management εστιάζει, κυρίως στις περιοχές ελέγχου, εντός της επιχείρησης, όπου αυτές συνήθως είναι οι ακόλουθες:

1. Το Ανθρώπινο Δυναμικό της επιχείρησης
2. Τα οικονομικά της επιχείρησης (Κεφάλαιο)
3. Οι «παραγωγικές» και άλλες σχετικές δραστηριότητες (operations Management). Η αποτελεσματικότητα της παραγωγής των προϊόντων της επιχείρησης προσδιορίζει σε μεγάλη έκταση την επιτυχία της παραγωγής συνολικά. Προκύπτει λοιπόν η ανάγκη ελέγχου της παραγωγικής διαδικασίας, της λειτουργίας του εφοδιασμού ή αγορών, της ποιότητας των προϊόντων, του εξοπλισμού κ.ά.
4. Η πληροφορία, δεδομένου ότι οι πληροφορίες είναι απαραίτητες στους επιχειρηματίες και στους managers για να κάνουν σωστά τη δουλειά τους.
5. Η απόδοση της επιχείρησης. Η συνολική απόδοση της επιχείρησης είναι το τελικό ζητούμενο βεβαίως.

Ο έλεγχος της απόδοσης γίνεται κατ’ αρχήν και κυρίως με βάση τους προκαθορισθέντες στόχους. Είναι κυρίως οικονομικός, αφού η απόδοση αξιολογείται με βάση το επιτευχθέν κέρδος σε σχέση με το προγραμματισθέν. Είναι δυνατόν όμως να αξιολογείται και σε σχέση με άλλους στόχους που έχουν τεθεί. Οι οικονομικοί έλεγχοι βοηθούν τους διευθυντές για να κρατήσουν τις δαπάνες στη γραμμή, να διατηρήσουν μια βιώσιμη σχέση μεταξύ των προτερημάτων και των στοιχείων του παθητικού, να στηρίξουν την επαρκή ρευστότητα, και να επιτύχουν τη γενική λειτουργούσα αποδοτικότητα. Μερικές από τις πιο γνωστές και ο συνηθέστερα χρησιμοποιημένες τεχνικές οικονομικού ελέγχου είναι: προϋπολογισμοί, αναλογία ανάλυση, ισορροπημένου προϋπολογισμού ανάλυση, και λογιστικοί έλεγχοι λογιστικής.

Τέλος, η λειτουργία του ελέγχου ασκείται αποτελεσματικότερα, όταν υφίστανται ορισμένες προϋποθέσεις με βάση την σωστή επιλογή στρατηγικής του management. Οι κυριότερες είναι οι ακόλουθες:

• Ο έλεγχος πρέπει να είναι ακριβής.
• Οι ασκούμενοι έλεγχοι απαιτείται να είναι έγκαιροι.
• Το χρησιμοποιούμενο σύστημα ελέγχου πρέπει να είναι πλήρως κατανοητό.
• Οι έλεγχοι να είναι αντικειμενικοί.
• Ο έλεγχος να είναι οικονομικός.
• Οι έλεγχοι να προσαρμόζονται στα χαρακτηριστικά της επιχείρησης.
• Το σύστημα ελέγχου πρέπει να διαθέτει ευελιξία.
• Οι έλεγχοι απαιτείται να έχουν ένα στρατηγικό προσανατολισμό.
• Να υιοθετείται, όπου είναι δυνατόν, η αρχή της εξαίρεση.

Δόμνα Γκίνη

Project Manager