Το Management & ο σχεδιασμός για τη δημιουργία μιας νέας επιχείρησης

Ο καθένας στις μέρες μας «ονειρεύεται» να γίνει επιχειρηματίας και να ανοίξει το δικό του «μαγαζάκι» ….όμως το θέμα δεν είναι τόσο απλό πριν από κάθε «χτίσιμο» μιας επιχείρησης απαιτείται και ο σωστός σχεδιασμός με τη σωστή καθοδήγηση.

Σχεδιάζω σημαίνει καθορίζω τους στόχους μου και αποφασίζω σχετικά με τα μέσα που θα επιλέξω για 

τη επίτευξη αυτών των στόχων. Σπάνια οι επιχειρηματικές αποτυχίες ήταν αποτέλεσμα υπερβολικού σχεδιασμού. Ισχύει, όμως ακριβώς το αντίθετο, δηλαδή η έλλειψη σχεδιασμού στην επιχείρηση, οδηγεί με μαθηματική ακρίβεια, ειδικά στη σημερινή εποχή, όπου η κρίση έχει καταρρακώσει τις επιχειρήσεις, στην αποτυχία. Η αλήθεια αυτή ισχύει όχι μόνο για τη μεγάλη επιχείρηση, αλλά και για τη μεσαία και τη μικρή. Αναπόσπαστο στοιχείο του σχεδιασμού είναι η πρόβλεψη. Η εμπειρία βέβαια μας λέει ότι πρόβλεψη 100% ακριβής δεν είναι δυνατό να γίνει, εξαιτίας της ποικιλίας και της μεταβλητότητας των παραγόντων που επηρεάζουν τα διάφορα φαινόμενα. Αυτό όμως σε καμία περίπτωση δε θα πρέπει να αποτρέπει τους επιχειρηματίες και τα στελέχη μιας επιχείρησης από το να δημιουργήσουν σωστά μια απόφαση που πρέπει να πάρουν.

Οι συγκεκριμένες χρησιμότητες από την ύπαρξη σχεδιασμού στην επιχείρηση είναι οι εξής:

• Μειώνει την αβεβαιότητα που υπάρχει μελλοντικά. Αυτό γίνεται αφενός με την πρόβλεψη των μελλοντικών συνθηκών και αφετέρου διαμέσου των μεθόδων, τεχνικών και άλλων μέσων που διαθέτει η επιχείρηση με τα οποία επηρεάζει, σε κάποιο ποσοστό, τους παράγοντες του περιβάλλοντός της και διαμορφώνει τις μελλοντικές συνθήκες.
• Δίνει επίσης ο σχεδιασμός μια σαφή εικόνα της κατεύθυνσης της επιχείρηση.
• Διευκολύνει επιπρόσθετα τον έλεγχο της συνολικής επιχειρησιακής δραστηριότητας, αλλά και των επιμέρους επιχειρησιακών λειτουργιών.
• Τέλος, με την εφαρμογή του συστηματικού σχεδιασμού στην επιχείρηση, έχει δειχθεί ότι, μειώνεται το κόστος λειτουργίας της.

Η σωστή και συστηματική όμως άσκηση του σχεδιασμού προϋποθέτει ότι ακολουθούνται ορισμένες αρχές management. Οι σπουδαιότερες είναι οι ακόλουθες:

• Η αρχή της συμβολής στην επίτευξη των στόχων της επιχείρησης. Η αρχή αυτή καθορίζει ότι όλα τα προγράμματα της επιχείρησης συμβάλλουν στην επίτευξη των επιχειρησιακών στόχων και ότι αυτά συντονίζονται με σκοπό την επίτευξη του συνολικού επιχειρησιακού στόχου.
• Η αρχή του προβαδίσματος. Με την αρχή αυτή επισημαίνεται ότι η διοικητική λειτουργία του σχεδιασμού διατηρεί το προβάδισμα έναντι των άλλων διοικητικών λειτουργιών (οργάνωσης, ελέγχου κ.λ.π.).
• Η αρχή της οικονομικότητας των προγραμμάτων. Τα προγράμματα που έχουν υιοθετηθεί θα πρέπει να είναι οικονομικά. Είναι αναγκαίο δηλαδή να γίνεται προσπάθεια επίτευξης των τεθέντων στόχων με το μικρότερο δυνατό κόστος, με τις όσο δυνατόν λιγότερες εισροές.
• Η αρχή της ευκαμψίας (ή ευελιξίας) των προγραμμάτων. Τα προγράμματα που έχουν καταρτισθεί χρειάζεται να διακρίνονται από κάποιο βαθμό ευελιξίας, έτσι ώστε να προσαρμόζονται στις μεταβαλλόμενες συνθήκες.

Πολλές επιχειρήσεις συνήθως χρησιμοποιούν τον απλό σχεδιασμό, πέραν αυτού υπάρχει και ο στρατηγικός σχεδιασμός που προτείνει το management. Ο οποίος είναι η διαδικασία απόφασης για τους σκοπούς και στόχους ενός οργανισμού, για τις μεταβολές, για τους πόρους που πρέπει να χρησιμοποιηθούν για την επίτευξη αυτών και για τις στρατηγικές που πρέπει να υπαγορεύουν και να κατευθύνουν την απόκτηση, χρήση και διάθεση αυτών των πόρων.

Ο στρατηγικός σχεδιασμός αποτελείται από ορισμένα βήματα ή στάδια. Τα βήματα αυτά είναι τα επόμενα:

1. Καθορισμός της αποστολής της επιχείρησης.
2. Ανάλυση του «εσωτερικού» και του εξωτερικού περιβάλλοντος της επιχείρησης, δηλαδή αντίστοιχα των λειτουργιών της παραγωγής, του μάρκετινγκ κ.ά. σε σχέση με τους πελάτες, προμηθευτές, ανταγωνιστές κ.λ.π. της επιχείρησης.
3. Προσδιορισμός των σκοπών και στόχων της επιχείρησης, όπως στόχους κέρδους, αύξησης πωλήσεων κ.ά.
4. Χάραξη της στρατηγικής συνολικά για την επιχείρηση και για τις επιμέρους επιχειρησιακές λειτουργίες.
5. Κατάρτιση των συγκεκριμένων προγραμμάτων για τις επιχειρησιακές λειτουργίες.

Αν στα παραπάνω στάδια προστεθούν και τα παρακάτω, τότε η διαδικασία ολοκληρώνεται και πλέον θεωρείτο ως διαδικασία στρατηγικού μάνατζμεντ.

      6. Εφαρμογή των σχεδίων και προγραμμάτων.

      7. «Αναπληροφόρηση» (feedback) και έλεγχος.

Δόμνα Γκίνη

Project Manager